第7章
除此之外，你还需要特别注意以下的几个细节要求：首先，不要随手拿起几张皱巴巴的小纸片来书写这份重要的日计划。尽管它的效用仅仅局限于未来的24小时之内，也请你把所有的计划内容都仔仔细细地写在一张纸上！因为，零零散散的小纸片会降低你对这份计划的重视程度，削弱其督促作用，而且这对你的总揽能力是没有任何促进效果的。另一点需要特别重视的问题就是这份日计划的内容。大多数人在制订计划的时候都会把注意力集中在需要特别处理的大事上，却忽略了每天的例行公事和其他一切琐碎的小事。但事实上，真正耗费最多时间的却是这些毫不起眼的零碎的事情，影响我们工作效果的往往也是这些麻烦的小事。因此，请你不要遗漏任何一点细节的内容，只有全面详尽的计划才能让你对一天的时间产生总体的概念。
最后，我还要特别强调一下制订这份日计划的时间问题：如果可能的话，请你利用前一天晚上睡觉之前的时间来完成这项工作。因为，根据心理学的理论，人们通常会在入睡之前将明天即将发生的事情在大脑中"预演"一遍，以此确保自己已经做好了迎接新一天的准备，创造出一种心理上的潜在安全感，进而提高睡眠的质量。而且，如果运气不错的话，你或许还会在明天一觉睡醒的时候突然找到某个解决问题的灵感。因为，人的睡眠过程是十分奇妙的。尽管我们的身体已经进入了休息状态，但潜意识却仍然能够继续保存睡觉前吸收的信息，并自动加以处理，从而不知不觉地加深了我们对信息的理解。
日计划 L=L妌ge/Dauer einsch妕zen 估算所需时间 要想制订出一份理想的日计划，仅仅列举出这一天中的活动内容当然是不够的。在此之后，我们还需要根据自身情况，进一步估算出每项日程安排所需的具体时间。当然，初学者对于时间的长短还没有准确的概念。因此在第一次进行估算时，你很可能会过高地估计了自己的办事效率，把太多的事情安排在一天的时间里，最终导致计划无法顺利进行下去；此外，还有另外一种更为常见的可能性，那就是你会发现每件事情都需要很长的时间，于是不得不慷慨地把大段宝贵的时间分配出去。
正文 第19节：计划与统筹(3)
其实，我们完全没有必要这么浪费时间。在时间管理领域有一条"帕金森定律"，根据这个定律，人始终是根据任务的时间期限来调整工作速度的。这也就是说，如果一个人知道自己有一个月的时间来完成一项任务，他就一定会不知不觉地放慢工作速度，把整个月的时间都用在这项任务上；而如果他要完成同样的任务只有一周时间，他就会调整自己的工作速度和工作状态，以此保证自己在一周内交出令人满意的成绩。
总而言之，人总是倾向于拖延时间的。如果不加限制，很多事情可能一辈子都完成不了。因此，在进行这个步骤的时候，请你一定要注意时间限制的现实性，尽可能根据自己的客观能力制订出合适的时间限制。而且，一旦定好了计划，就请你严格要求自己，遵守自己规定的时间限制。根据以往的经验，这种定时定量的计划通常能够为工作提供更加明确的目的性，使我们更有效地抵御外界的干扰，并且在长期的实践过程中不知不觉地激发出自身的内在潜力。
P=Pufferzeiten einplanen 预留弹性空间 一份切实有效的日计划应该只包括那些你想做而且确实能够做完的事。你肯定知道"多米诺效应"吧？成百上千的多米诺骨牌紧密地排成一列，只要有任何一块不慎倒下，就会导致其后的所有骨牌发生连锁效应，一块接一块地相应倒下。同样，如果你把一天的日程安排得太满，每件事情之间都没有足够的弹性空间，那它们就会变得像一列密密麻麻的多米诺骨牌一样危险。一旦出现任何突发事件，其后的所有安排就会一件接一件地受到牵连，你的一天也就会随之变得一团糟。而且，我们从以往的工作经验中也不难发现，突发事件的出现概率是非常高的。
因此，请你一定要在制订计划的时候为自己预留出足够的弹性空间，以防万一。要知道，我们每个人都懂得如何计划已知的事情，但只有真正聪明的人才懂得将未知也纳入自己的计划之中，以此保证整个日程安排的顺利进行。
怎么样？觉得这种说法太过玄虚？让我告诉你吧，想做到这一点，其实一点都不困难。只要遵循以下这个"50-50原则"，你也能摇身一变，成为掌控未知事件的高手： ?将已知的活动和安排计划在50%的时间之内； ?把剩余的50%时间预留出来，用于处理一些可能发生的突发事件，例如上司突然布置下来的任务，解决突如其来的问题，应对所谓的"时间盗贼"等等。
尽管我们说过，突发事件的发生频率是相当高的，但这也并不意味着它就是我们每天都必然会遇到的"常客"。因此，如果你在整整一天的时间里都没有遭遇什么突发事件，在预留的时间段内变得十分空闲，甚至无所事事，也请你不要怀疑这个原则的科学性。毕竟，偶尔出现的一天闲暇并不能保证未来一个星期、一个月，甚至一年都不发生意外。无论如何，适当的防范措施还是十分必要的。
正文 第20节：计划与统筹(4)
E=Entscheidungen treffen 果断做出取舍 要想制订出一份有意义的日计划，你还要进一步学习选择与取舍。因为，只有真正重要的事情才值得你为之付出宝贵的时间和精力。在这个过程中，请你注意： ?排列出所有任务的轻重缓急顺序； ?把那些在任何时候都十分重要的事情用特别的符号标记出来； ?划掉那些你不必亲自处理的事情。
选择和取舍始终都是时间管理中不可忽视的一个重要理念。而如果你在某段时间内异常忙碌的话，那就更要注意找出每天最重要的一件或两件事情！无论工作多么繁忙，生活多么混乱，只要你能够保证每天都完成计划内的这一两件事，你的心情就会始终保持舒畅。因为，你知道自己已经解决了最大的问题。
N=Nachkontrolle 检验实施效果 制订计划的目的是为了简化生活，为自己创造出理想的生活秩序。因此，再好的计划也只有在付诸实施以后才能体现出价值。请你养成习惯，在每天结束工作之后都简单回顾一下当天的日计划，看看自己完成了哪些计划，并将尚未完成的工作顺延到下一天的日计划中。这样一来，你就会逐渐意识到拖延的坏处，自然而然地改掉拖拖拉拉的坏习惯。
"ALPEN法则"进行到这一步是否已经大功告成？不！接下来还有最重要的一个步骤：我们不能仅仅满足于发现未完成的任务，还要对整个制订和实施计划的过程进行进一步的分析，找出未能顺利完成计划的原因所在： ?是否因为你为自己安排了太多的任务？ ?是否因为你在某件事情上所需的时间比想象中要多？ ?是否因为你把时间浪费在了一些并不重要的事情上？ ?是否因为你受到了外界的干扰，才无法顺利实施今天的计划？ 透过对原因的分析，请你接下来思考一下可能的改良方法："我的日计划是否尚欠妥？我的工作方式是否还不够科学？我是否能够以更高的效率来处理某些具体的事务？" 此外，还请你发掘一下，过去这一天的价值和意义何在："我有没有把精力集中在真正重要的事情上？我有没有向着自己的目标迈进了一步？如果没有，为什么？在接下来的几天中，我还可以通过哪些主动的努力来弥补这些不足？" 随身携带的"每日简报" 除了在脑中谨记"ALPEN法则"以外，你还可以借助自己的双手来总结一天里的收获-办法很简单，每根手指都代表了一个重要的检验方面。你只需要在每天洗澡或刷牙的时候看着自己的手指，逐一思考这五个问题就可以了： 大拇指是一只手上最粗的手指，它就像五根手指的首领一样，代表着思维上的成就：你在这一天里学到了什么新的东西？取得了哪些新的思考结果？ 食指通常是用来指明方向的，它代表了整体目标的实现进度：在这一天里，你有没有做出什么有助于实现目标的事情？ 中指是五根手指中最长的一根，它代表了我们的心理状态：你今天的心情如何？ 无名指上通常都戴着结婚戒指，它象征着信赖与伴侣，因此代表了他人对我们提出的建议和指导：在这一天内，你接受了谁的帮助？ 最后，小拇指代表了我们的身体状况。看到它，你就应该问问自己：我今天为自己的身体健康做了什么？ 完美的一天 "ALPEN法则"无疑能够帮助你制订出合理的日计划，但任何事情都是过犹不及的。我们千万不能过度迷信计划的功效，企图通过计划将一天中的每一分每一秒都安排得妥妥当当，这种做法只会让我们沦为自己亲手制订的计划的奴隶。请记住：任何计划都不应该剥夺我们灵活安排时间、调整自身状态的权利！
正文 第21节：计划与统筹(5)
因此，你在制订计划的过程中不仅要充分考虑到客观的条件限制，还要足够重视你的个性特点-要知道，这个世界上并没有最完美的计划，而只有最适合自己的计划。