第 1 节 文字信息要简单明了
三行文字讲清内容
文字信息是指我们在幻灯片上罗列的“最想传达给对方的内容”。即使读者不通读全文，只要按照顺序翻看每页的文字信息，就能了解整个商务文本到底在讲什么。文字信息通常被称为开头句，开头句大约有三行，一般写在每页纸（幻灯片）的最上方。如果还有需要特意强调的内容，可以在纸的最下方写一到两行总结句。当然，不是每张幻灯片都得有总结句（图 5-6）。
图 5-6 文字信息的位置
因为整个商务文本的“故事”都是由文字信息构成的，所以文字信息在商务文本中最为重要。偶尔我们会看到一些幻灯片上只有数据没有文字信息，这种做法并不值得赞赏。因为读者看到这种没有文字信息的幻灯片后，不得不动脑筋思考作者到底想要讲什么。毕竟，商务文本应由提交的一方进行解释说明，因此不应让读者费神。
另外，大多情况下，幻灯片上之所以没有文字信息，不是因为“没写”，而是因为“写不出来”。也就是说，该幻灯片不符合整体的故事线，换言之，很可能这张幻灯片对整个方案来说可有可无。如果我们下定决心每张幻灯片上都要写好文字信息，肯定能删掉一些可有可无的幻灯片，让整个“故事”条理清晰。
商务文本由多条文字信息组合而成，从而传达出我们想说的内容。然而假如没能写好各条文字信息，即使读者通读全文恐怕仍然不知所云。由此可见，首先我们必须写好每条文字信息。不要把文字信息写得太长，那样容易让读者感到厌烦。用精练的语句给予读者深刻的印象方为上策。因此，记述文字信息时，最重要的一点是把想说的内容凝缩到三行以内。
说明、事实、启发
那么我们应该在“文字信息”处写些什么呢？幻灯片上添加的文字信息主要包括三种内容：说明、“事实、启发。请参照图 5-7，这是中山先生为解说“上贺茂制作所的销售额变化”制作的图表。
图 5-7 说明、事实、启发
1. 说明
“说明”是指幻灯片上用于介绍“这是什么”的文字信息。“纵轴表示销售额，横轴表示年份，该图展示了我公司从 1996 年到 2002 年的销售额变化情况”——这就是“说明”。这段“说明”仅仅介绍了图表的读法，完全没有介绍图表中的数据内容等。越是复杂的图表，越是需要说明性文字。
2. 事实
“事实”是指幻灯片上用于介绍“具体内容”的文字信息。例如在图 5-7 中，“1998 年销售额达到了最高点，其后数年一路下跌”，这段文字信息就是“事实”。“事实”只是客观阐述图表的具体内容，没有评价其好坏。因此，“事实”不应包括对读者的诱导、要求等。
3. 启发
“启发”是指幻灯片所提示的“意义”。此处的“启发”与第 3 章介绍的“启发”同义，即有益于回答论点或把握论点核心的信息。“或许应当采取措施，努力提高销售额”就是图 5-7 的“启发”。“启发”应包含自己对信息的解释。
如上所述，即使是为同一张图表添加文字信息，“说明”、“事实”、“启发”所需要的文字信息也各有不同。至于到底要添加哪一种文字信息，则应根据资料结构选取相应的文字信息。不管怎样，首先请大家记住，文字信息包括三种内容，“说明”、“事实”、“启发”。
文字信息的排列方式
现在我们来思考文字信息在幻灯片上的排列方式。我们需要摆放“说明”、“事实”、“启发”这三种内容，如上文所述，“说明”、“事实”、“启发”的内容由浅到深、逐渐递进。没有“说明”就无法很好地理解“事实”，理解不了“事实”就无法读懂“启发”。因此应按照这一顺序排列文字信息。
排列文字信息的地方有两处，即开头句和总结句。因为我们一般按照从左上方向右下方这个顺序阅读，所以考虑到前文提及的原则——不要违反人类的阅读习惯，应把文字信息排列成图 5-8 的样式。也就是说，如果开头句的内容是“说明”，那么总结句的内容就该是“事实”或“启发”；如果开头句的内容是“事实”，那么收尾句的内容就该是“启发”；如果开头句的内容是“启发”，那么总结句一般就什么都不写。顺便说一句，此处虽然讲的是文字信息在一张幻灯片上的排列位置，但是在多张幻灯片上也同样要采取这种排列方式。
图 5-8 文字信息的排列方式