第1章
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《上下班路上能做的95件事》
前言
一天,二十四小时.其中,我们能自由支配的时间到底有多少呢?
有一个词叫"可支配时间".听起来可能觉得陌生,但"可支配收入"肯定耳熟.
所谓可支配收入,就是指从个人收入中扣除税金和公共保险费后所剩的金额.也就是说,在收入中,个人能够自由使用的金额.
把这种观点套用于个人时间上,就产生了"可支配时间"这个词.所谓"可支配时间",就是指从二十四小时中除去睡眠时间、工作时间和上下班路上的时间之后所剩的时间.即一天中个人能够自由使用的时间.
由此看来,上下班路上的时间是个人不能自由使用的不自由时间.的确,上班下班对许多人而言,是不可避免的.没有"要"和"不要"的选择余地.从这一意义上说,是不自由的.对在公司工作的人来说,"上下班的路上也属于工作部分".上下班路上的时间必定是紧随着劳动时间前后的.也就是说,属于"准"劳动时间.
从这一意义上看,上下班路上的时间是没有个人自由的.上下班路上的时间是不自由时间.
上下班路上的时间越长,自己的自由"可支配时间"就越少.相反,上下班路上的时间越短,可支配时间就越多,时间的余裕就会增加.
但是,上下班路上的时间果真就是"不自由时间"吗?
乘电车时,只要你环顾四周,当然,过分拥挤的电车除外,乘客们无不在做着各自的事情.有人打盹,有人看书,有人摊开报纸,有人只是发呆.看上去,大家都像在支配着自由的时间.自己干什么也并没有受到别人的指使.
如此看来,上下班路上的时间似乎也可以认为是"自由时间".是不会受到任何人打扰的唯一"自由时间".
我们被赋予了住所和单位这两个"定点".在其间来回移动,即上下班.这一事实是无法改变的.但是,如何移动,或者说,在移动期间做什么,决定这一点的却是我们自己.
在上下班路上的时间里,感到"不自由",亦或是感到"自由",各人都不相同.觉得是"无聊浪费的时间",或者感到是"宝贵快乐的一刻",这肯定因人而有巨大的差异.
但是,一句话,只要在公司工作,就免不了要上班下班.这样的话,肯定谁都会想,与其把上下班路上的时间作为不自由的无聊的时间来度过,还不如把它作为愉快的有意义的时间来度过.
本书以许多人为对象,就其自身对上下班路上时间的活用方法进行了访问.有把上下班路上的时间活用于工作的人,有把这一时间利用于自己业余兴趣的人,也有把这一时间用于自己的研究的人,还有在这一时间上稍微动点脑筋愉快地上下班的人.本书将就此分别予以介绍.为了使上下班路上的时间成为重要的时间,成为有意义的时间,你一定会从本书中受到许多启发.
说不定上下班路上的时间将成为你一天中最宝贵的时间呢.
现代情报工学研究会2000年3月
第1节一天的工作从早晨上班的路上开始
一天的工作从早晨上班的路上开始
在方便食品公司负责规划的前田浩志(34岁),一天的工作是从在上班电车里打开笔记本开始的.
他边看记在本子里的日程安排,边在脑子里完整地勾画当天所要做的工作.
"本子里记的是定好了的明确的时间以及与对方见面的事情.确认一下是理所当然的.问题是,其他的事情在什么时间做."他说.
公司职员每人都有一本记录着每天日程的笔记本.每当有约定时,肯定都记录着哪一天的几点,在哪儿,有什么事,干什么.每当看到它时,就会意识到"啊,这一天有这个事儿啊."特别是第二天的约定要仔细地看一遍.
在早晨的电车中,打开笔记本再看一遍当天的约定,这样的人很多.抵达公司后再确认约定与抵达公司前确认约定,对工作的心理准备不同.即使早上第一件事是开会,有些事又需要收拾准备,对那些"抵达公司前确认"的人来说,也会做到不慌不忙.
但是,前田所做的是,进一步勾画更详细的日程.
到了公司,首先是课内的会议,然后部里的会议,接下来与其它部署之间的交涉,与客户见面,起草报告书和联络函,整理票据等,一大堆工作等着要做.这些工作要在空余时间的哪一段来编制计划呢?说当天的工作效率取决于计划的编排绝不过分.
前田的日程计划就是这样做的.
先在头脑里勾勒一下今天所应做的工作表,再给它排一个优先顺序.今天非做不可的工作排在第一位.虽然放到明天做也不要紧,但如果可能的话,希望今天把它做好的事排在下一位.然后,设想完成其他各项工作所必要的时间.像会议这些还没有列入的事项,从早上开始,一个一个地排进剩余的时间里.
"除去各项工作所花的时间,还有一点余裕呢."
以前,这也想做,那也应该完成,总是紧巴巴的.结果,由于愿望无法实现,反而老是失败.
"切莫贪得无厌.真是深有体会啊."
当工作的优先程度都差不多时,把不太愿意做的事放到前面做.把不顺手的工作越往后拖则心情越沉重.如果有意想不到的约定出现时,时间来不及,则越发不想做了.
"记得在哪本商业书中读到过,如果能空出一点时间不安排任何约定,即便碰上无法预料的事情,也能处之泰然.的确如此啊."
尽管前田也想实现这一愿望,但可以说,他每天必定把所有的时间填得满满的.即便这样,据说,有时还有工作拖到第二天做.
这是忙碌的公司职员的宿命吧.
核实工作用的签条也可以在上班的路上完成
前田在大脑里制定好的这个日程表并不是一整天都能记住.他要把它记到小便笺上.
前田的公司实行的是弹性工作制.如果不是上下班高峰期,只要有位子,坐下来就可以干这项工作.
一张便笺上记一项工作.几点到几点之间干这项工作也有记录.一到公司,就把这些便笺按照时间的顺序,贴到办公桌上个人电脑显示器的右上角.
据说,以前是记在带有时刻表的笔记本上,要记上好几页.但是,由于字太小,看起来不方便,再说,一页一页地翻笔记本也嫌麻烦.而且,一旦出现突然的约定,重新修改也不容易.便笺的话,即使因某种原因需要改变工作的优先顺序,也只是上下挪动一下便笺顺序就可以了.
此外,还有一个好处.
"每完成一项工作时,就把那张便笺揉成一团儿,往垃圾篓里一扔,可是一种快感哟."
看着眼前的便笺一张一张地消失,自己内心里就会涌现出一种工作在一步步进展的实在感.
可惜的是,最后剩下来的便笺,要在回家之前把它重新贴到个人电脑的顶部.在第二天早晨上班的电车中,包括剩下来的工作在内,又得制定新的日程表.
了解了前田的有效的时间安排,我们就会明白工作日程的管理,并不只是把事情记入笔记本.要想彻底地安排好自己每天的工作,知道自己的工作什么时间能做完,若是利用早晨上班路上的时间来考虑这一点的话,则工作的进展就会顺利得多.
如果回顾一下自己的工作,不少人会感到,与其说是在"干工作",还不如说是"为工作所累".这样的人不妨重新评估一下自己的日程管理.
这样一来,也许会发现,早晨上班路上的时间是管理日程安排的绝好时间,而自己却无意中忽视了这一点.
电车中可站着进行的"记录本工作法"
市桥和博(36岁),早晨乘电车时,只要位子一确定,就从口袋里掏出笔记本和圆珠笔.
在本子里记录当天的工作顺序,或是随意写一些下一步的工作计划等.市桥在一家经营咨询公司工作.从几年前开始,有关店面调查的业务就多了起来.
比如,顾客要在某个地段新开一家店铺,去对店铺周围同类型的店铺进行观察,这是事前调查的第一阶段.货源的组织,服务的内容,接待的水准,设施的维护水平等,根据情况,要取得各种各样的这类数据.
"大致地看一眼,走出店铺,马上就记在本子上.那时,用的是这么小的记事本儿."
因为是站着写,所以笔记本显得太大.最好使用能够收到手掌里的记录本.用不着写许多字,记入的内容有变化时,能很快地一页页翻过去,回到公司后,再把它输入个人电脑.
起初,只是在调查时使用的便笺本,不久就变成了能活用于整个工作过程中的记录本了.
"记录工作安排,写出报告的大致内容时,所使用的日程记录本或是较大的笔记本.想来,还是便笺本方便."
在写报告时,从可撕式的便笺本上撕下必要的那几页,按照顺序排好,再用胶带将其粘到电脑显示器的旁边,一边看一边敲击键盘.
或者,将撕下便笺排到复印机上,做成A4纸大小的"记录块".日程也可以根据情况记录到便笺本上,再把它撕下,贴到日程记录本上.
"只要有一本便笺本,就什么都可以做了.不管怎么说,非常方便.而且,站着记录时,这也是最好的选择.在很拥挤的电车里,也能顺利地作记录呢."
市桥上下班的线路是,乘从东急新玉川线沟之口站开到营团地铁半藏门线的电车,到青山一丁目站下.在把便笺本用于记录平时的工作之前,市桥在早晨的电车中多半是呆呆地想着问题.
"以前,我一直是在思考工作上的事.要是把电车中想的事情记下来就好了.那也是我开始使用便笺本的契机."
现在,每天上下班的路上,早上去的时候作记录,晚上回家的时候看自己喜欢的科幻小说.
车站的售货亭是公司职员的好伙伴
喜欢用的便笺本,起初,是在文具店里和别的东西一起买,而现在是在车站的小店里买.
"基本上不用事前买好放在家里.因为车站里到处都有卖的,所以,都是用完了再买下一本.多半是在国铁售货亭买.每本125日元,无论是大小,还是页数,用起来正合适.只是没有黑封皮儿的卖,黑封皮的不方便.因为封皮儿用来记录开始使用的日期,所以,如果是黑封皮儿的,还要在上面贴上签条才能使用."
在车站的售货亭里,只买报纸和杂志的人也较多.如果再仔细看一看,售货亭里摆着很多商品.而且,因为空间小,摆的都是服务性商品.特别是上下班途中和移动过程中所需要的必备品都有出售,很难得.
为随身听准备的干电池也有出售.像市桥这样做调查工作的,经常要携带用于录音的盒式录音机.为了中途不断电,在换乘车站买备用电池的人也较多.胶卷和一次性相机在用于调查时,也在车站买.
车站售货亭出售的用于参加葬礼的领带,在突然遇到丧事时非常方便.
"在外面工作时,突然接到要去通宵守灵的电话.这时,也可以在车站售货亭买了领带直接赶去."
简直就是车站公司.
"只是不开收据倒是觉得有些不方便.在拥挤的时候,让人家开收据也觉得不好意思啊."
市桥注意到车站售货亭的方便之处,也是缘于用便笺本搞调查所取得的成果.
大脑里浮现出再好的主意,都会由于电车内的摩肩接踵或窗外的夺目景色而瞬间忘得干干净净.
不管是笔记本,还是便笺本,都能不断地记下上班途中所想到的事,所发现的事.这在事后,会与工作中的点子密切相关,有时还会带来意想不到的收获.
工作干得好,是从带入电车的一本便笺本开始的.
第2节在站台上发送电子邮件
在站台上发送电子邮件
在高知工科大学担任创业家课程的讲师田路则子(35岁),家住东京都小金井市.平时在霞关的东京分校上班,也经常去学校本部高知及采访企业比较集中的大阪出差.
"与采访地的预约相当费时.因为还要与研究人员会面,所以安排预约的工作较多."
这种安排预约的工作在早晨出门之前及等电车的时间里做完.田路做这项工作的方式并不是打电话,而是使用电子邮件.
"因为对方大都是比较忙的人,电话很难找到.而且打电话的话,则会冒昧地占用对方的时间.发电子邮件,接受者就会在自己愿意的时间里去查看."
早晨将面谈的愿望和确认邮件发出去,中午就会收到对方的回件.在无法约定的时间里,则进行新的预约安排.这些都是使用电子邮件.
"尽量不通过电话安排预约和核实工作.当然,'有事发Email',这在我的周围已是耳熟能详的.与几年前相比,不可同日而语啊.Email已经普及了."
电子邮件的收发,使用的是自己一直喜爱的惠普公司生产的便携式电脑.
"因为电脑里还设有'操作一览表',所以,早晨一乘上电车,就开始查找."
调出为核实工作而设定的一览表画面,将要做的工作记到脑子里,编排一天的工作进程.把已做完的工作从列表中删除.
对田路来说,这台便携式电脑,即PDA(个人数码助手)既是笔记本也是联络工具,是每天早晨安排工作所不可缺少的.
"早晨,基本上没有位子坐.不过,这样也好.如果坐下来,翻二、三页书,看二、三行英语就打瞌睡了."
早晨上班高峰期,利用在站台上等车的时间和在车内颠簸的时间,基本上可以完成工作进程的安排.
既要养育孩子,又要工作,对极度忙碌的田路而言,早晨上班路上的时间是提高这一天工作效率的最重要时间.
上下班路上的电车里充满了"点子源"
公司职员经常会接受计划能力的考核.为了开发新产品和新事业,以及为了提高日常工作的效率,要求有新的点子.为了公司的发展及进一步合理化,也要求有新的计划.
但是,计划并不是坐在办公桌前就能简单想出来的.
坐在公司办公桌前,即便环顾四周,也都是同样的桌子、同样的什物和每天都见面的同事的面孔.找不到任何灵感.在司空见惯了的景象中,是怎么也产生不了新点子的.
歌头孝之(27岁),作为广告代理店的计划和设计人员,即"计划专家",十分活跃.
他上班单程需一小时三十分钟,往返三个小时,这决不是个短时间.由于公司非常忙,所以,以前他觉得最轻松的时间就是这上下班路上的时间.但是,最近他的想法变了.
"我忽然想到,如果把这三个小时换算成金钱的话,那该有多少价值啊."
这样一想,他得出了可以把这三个小时活用于工作的结论.
"由于工作中也制作广告,所以,一看到电车里悬挂的广告和车站的招贴,就产生了'要是我的话,就这么做'的想法.这时,脑子里就会浮现出新的主意.与以前不同,现在倒是睁大了眼睛搜索信息."
把找到的信息和主意趁还没忘记就记到笔记本里.为了在电车里也能方便地取出来,歌头现在一直带着计划用的笔记本.据他说,除车厢里悬挂的广告和广告牌以外,听乘客之间的谈话也是坐电车上下班的魅力.
如果只与关系好的同事及朋友交往的话,兴趣的对象就会受到限制.对作品的评价也都是"这个设计好"、"这里不太好"之类的言词,大同小异.然而,电车里有许多与自己的价值观完全不同的人.会从人们的谈话中听到意外的喜好和想法.觉得感兴趣的,就把它记录到笔记本里.
"确实,笔记本在不断地增多.不过,带着笔记本是与'成为点子之源的信息就会完全变成自己的东西呀!