第4章
当想到一些好点子和不错的主意时，你应该尽快汇报给企业的高层管理人员。对于与HR有关的法律法规，你更要勤奋学习，掌握最新的动态，了解与企业有关的所有法律法规的变动情况。
通晓HR软件
过去的几年里，计算机软件给HR经理带来很大益处。许多劳动密集型的工作——时间报告、工资单计算、税务计算和税务报告——现在都能快速处理完成。
HR软件——被称作人力资源信息系统（HRIS）的范围、灵活性和功能的多样性——其发展速度让人眼花缭乱。举个例子，最新一代的用于培训和开发的HR软件，不仅能跟踪记录培训的时间安排、学习人员、厂商数据和花费，而且能将这些数据和职业发展和评估信息相结合。
不用说，谁都记得传统的人力资源部门做事的方式，而现在的实际情况是，许多这样的工作已经被计算机所取代。而且，毫无疑问，随着HRIS的不断进步，不但使HR的工作效率大大提高，而且使HR部门的管理费用大大降低，并能够更好、更及时地利用数据制定战略计划。
然而，眼前的场面纵然乐观，还有一个内在的问题出现在眼前。由于许多产品和应用软件的发展速度很快（根据世界薪酬协会的资料显示，如今市场上的HR软件超过3000种，且没有任何减少的迹象），对于HR经理来说，如何在纷繁众多的产品中确定采购决策显得愈加困难。这可不是个小问题。根据企业的规模大小、企业需要的客户化水平高低以及企业需要在软件中整合进去的模块数量多少，一套HR软件的花费下至500美元以内，上可达100万美元。而且这个费用还没包括其他配套的计算机软件的采购费用，以及员工学习新软件的时间或在系统切换过程中可能发生的问题引起的支出等。
换句话说，当你在市场上选择HR软件时，你所面临的问题不仅仅是判断软件的功能特性是否为企业所需，或者软件厂商的支持力度是否最大。你需要制定一个更加全盘的采购战略，以确保企业从旧系统切换到新系统时足够平稳。
所有的软件采购决策应当通过战略方式制定并且满足企业运营需要——而非只考虑软件的性能本身，这是一个正确的做法。当你考虑使用某种软件时，就会将原本独立进行的业务模块集中整合到一套软件中来，因此软件的使用对于企业运营的影响显得格外重要。无论软件设计得多么精美、软件界面是多么友好、运行速度是多么快，软件的最终目的是必须对企业的运营提供良好的帮助——或是生产力的提高、成本的降低、响应时间的缩短以及员工士气的改善。
或许我的这条意见看上去一目了然，但我认为还是值得一提。当今的软件产品五花八门，你很容易被软件的奇特功能所迷惑，而忘记了企业本来需要的产品功能：是帮助企业高效运转，获取利润。因此，在决定开始采购软件前，准备一份成本效益分析报告，对企业的需求做一个严格有序的评估。换句话说，不只是把软件采购看成一项执行的工作，而是往回退一步，从战略的角度对采购进行评估。安装一套新的软件并非企业实现经营目标的华山一条道。你还可以通过其他成本更低的途径帮助企业实现目标，例如外包或聘请临时员工。关键一点是：不要在尚未考虑清楚前就轻易作决策。凡事要考虑周全。
当你在采购软件时，问问自己以下这些问题：
企业希望软件上线后能给经营带来什么益处？
软件采购的总花费是多少？
企业要花多长时间才能收回软件的投资？
员工因学习使用新软件而不能正常工作或造成工作效率降低的状况，你估计会有多久？
新的系统和企业目前运行的软硬件能兼容吗？或者整个系统是否需要全面升级？
成为有头脑的买家
为了作出一个明智的HRIS采购决策，你不必非得先成为一个电脑程序员。但是如果企业正在策划一项重要的软件采购，你应该至少有个全盘的概念，各个软件的用途都是什么、软件与软件之间的特性的区别以及软件厂商之间的区别。
互联网为我们提供一个非常有用的平台，你可以从上面找到大量的软件产品的信息。有两个网站值得你研究，人力资源管理协会（wwwshrmorg）和hrVillage(wwwhrVillagecom)。这两个网站都包含了HRIS的有用信息、各种软件厂商的资料和关于如何成功地实施HRIS的指导建议。还包含一些商业领域的白皮书，这是一种有关讨论影响某个特定行业主要问题的报告，企业通过白皮书向顾客普及知识，或给其他的股东提供参考。
没有什么秘密配方能确保你的采购决策一定能如你所愿。但是，下面的建议会将形势转向有利于你的一方。
不要独自一人做最终的决策（或是分配给管理信息系统部门），而是建立一个跨部门的团队，群策群力，共同决定——这样的团队由5～6人组成，各自代表企业内部的不同方面（IT员工、部门经理、最终用户等），他们有时间并愿意参与决策的过程。这种类型的团队在调研和分析系统的兼容性和实施方面很有帮助。
尽可能找到所有你认为用得上的软件厂商：这些厂商进入业界有多久了？行业经验如何（你肯定不想从一家只有6个月左右历史的厂商那里采购软件），在研发方面他们的努力的程度如何，当你需要技术支持时他们的敬业程度如何？
由于软件功能对于企业来说是最重要的，对于你正在斟酌甄选的软件，坚持要求所有愿意供货的厂商演示他们软件的具体功能。厂商应该有能力进行案例分析或试运行演示他们的产品，以证明他们的产品可以帮助你解决企业的具体需求。
具体咨询厂商有关产品开发的问题。特别是要确认一下厂商的研发团队是否包括某些方面的技术人员，这些人员对你的企业最关心的软件功能要非常熟悉。
如果IT投资耗资巨大，而你对软件又很感兴趣，向厂商索取目前在用软件的客户姓名和电话号码，至少要5家，你需要了解软件的实际使用状况。当你和这些客户交谈时，向他们咨询厂商没有提供的其他客户名单。
你的整个战略计划中还要包括激励的措施，让最终的使用者对准备上线的系统感到兴奋和期待。要事先了解哪些人对软件还有抵触情绪。在系统上线前开展培训计划。
HR软件：产品特性清单
如果你看中两家以上的软件产品，需要将软件的特性一项一项进行对比时，你应当着重考虑两个方面：要对哪些特性进行对比，这个特性对于企业的重要性如何。下面列出的是一些通用的特性，在比较软件时经常会用到。你可以根据企业的实际需求，决定每个特性的重要程度。
服务响应时间（用户要花多长时间才能接入系统，特别是访问的高峰时段？）
搜索的范围
报告和审计的功能
外网和局域网的兼容性
扫描和OCR功能
安全性和自助功能（员工是否可以在不妨碍系统安全的情况下自行更新系统？）
灵活性（系统可否在不同的环境——局域网或独立运行？）
使用方便
从电话簿、网站和出版物中，你可以找到大量有关HR软件的信息：
先进人事系统（wwwhrcensuscom）：一个在线的黄页，由厂商提供资料，介绍大部分类型的HR系统的客观信息，这个网站一般会对来自1500家厂商的2500种软件进行评测。
国际人力资源信息管理系统协会的电子杂志（wwwihrimorg/resources）：一年六期，为PDF格式，内容包括对时下文章和书籍的评论，它主要面向企业的HR或IT方面的高层管理人员。虽然它主要是面对非常大的企业（年收入为10亿美元或以上），小企业也通过研究大企业的做法，进行效仿，推行对本企业有利的制度。
人力资源管理协会(wwwshrmorg)、世界薪酬协会(worldatwork.org)和hrVillage(wwwhrVillagecom)：这三个网站包含大量有用信息，如案例分析、指导、白皮书和有关厂商的资料。
劳工在线(wwwworkforceonlinecom)：尽管这个网站上的HRIS信息是厂商提供的，它的内容很全面，界面也设计得很吸引人，将信息分门别类，包括数据库兼容、目前的客户群和价格范围。每个列项都能直接链接到厂商的网站。
招聘和管理中的法律雷区
本章提要
介绍总体概念
保护组织免受歧视诉讼
理解EEOC的要求
防止性骚扰
浏览国际法律
HR有关法律的部分很复杂，而且的确非常令人发怵——特别是当你第一次接触到这些问题时。其实，HR领域发生的所有事几乎都与法律有关：招聘、薪酬、员工绩效考核——还有其他许多工作。