受众
“受众”就是你要与之沟通的人，所以很重要的是，你关注的焦点应该是你所要沟通的目标群体，而不是你自己。这就意味着，你常常反问自己的问题不应该是“我应该说些或者写些什么”，而是“我的受众们想要听些什么”。为了完美解答这个问题，你需要弄明白你的受众是谁，他们对这番沟通的反应会是什么。
你需要受众的哪些信息？
● 年龄和性别
● 教育水平和语种（比如是否以英语为母语）
● 在群体中的地位
● 背景信息/个人喜好（你可以进一步细化，比如喜欢的网站、电视节目、广播电台、杂志等）
● 优缺点
● 对交流内容的既有知识和兴趣程度
● 对你的文本或邮件可能给出的回应
当然，以上信息并不都和你要做的每一次沟通紧密相关，但是有关键信息作为知识储备可以帮助你成功地进行沟通。
写作对象在很大的程度上决定你的写作方式和风格。比如，你是写给你的上司，还是回复一位向你们公司或组织投诉的客户呢？在每一个案例中，你用以表达自己的方式应该是不同的。
给你的上司写邮件时，你只需要清晰明了地把他/她所需要的信息呈现给他/她：
你的上司希望以最快的速度得到信息，不需要其他附加信息。但是如果你回复的是一起投诉，行文风格则应不同：
你感受到个中差异了吗？给上司的邮件是简洁切题的。而后面这封处理投诉的信件篇幅比较长，关键是语气更加柔和。
所以，你需要知道你的受众是谁。准备会谈时，我通常会从一个或两个我了解的受众入手，猜想他们对我所说内容的接受程度，他们现阶段的水平，以及在对话之后我希望他们达到的水平。
倾听的重要性
怎样才能更好地了解受众呢？通过倾听。
注意以下内容：
● 关注他人。通常，当别人发表观点的时候，我们总是思考接下来怎么回复他们。
● 每一个个体都是独立的，尊重你正在倾听的发言者以及他的观点，从而理解他的出发点，他这样做或者这样说的原因。
● 倾听帮助你了解你的受众。比如，如果你正在努力地向客户推销一件产品，那么你的目的是要与客户建立良好的人际关系。通过倾听，你可以区分对于你推销的产品，谁是感兴趣的，谁是不感兴趣的。这样，你就可以更高效地利用时间，把主要精力集中在成交可能性较高的潜在客户身上。
● 倾听帮助你提出正确的问题。介于你的关注点是他人（而不是自身），自然而然，你会想要知道得更多。我们可以这样区分：
——封闭式问题：这一类问题可以直接用简单的“是”或“否”来回答。“项目延迟了吗？”“是。”“下午五点之前你可以把数据交给我吗？”“不能。”
——开放式问题：这一类问题可以带动大家展开讨论。开放式问题以“为什么（why）、怎么样（how）、何人（who）、何时（when）、何地（where）、何事（what）”来开头。“你认为这个项目为什么延期了？”“因为我们的计划中没有预留出足够的时间来满足客户的额外需求。”作为一个管理者，你的大部分问题应该是开放式的问题。
● 倾听意味着你不仅要听你的同事说了什么，还要敏锐地观察他们的肢体语言和语气语调，感知他们对这些内容的反应。
● 倾听可以帮助你捕捉言外之意，不放过任何隐藏在字里行间的意思。比如，你的回复可能是：“我猜想你的意思是，为了按时完成这项任务，你还需要另一个人的协助。”
● 倾听可以帮助你区分事实和观点。你将会听到这两者，接着你可以辨别哪些是客观信息，哪些是基于这些客观信息的主观想法。这样一来，你将会处于一个能够对陈述内容进行评估的有利位置。
● 倾听帮助你收集更多的信息，以促进决策的正确制定和问题的有效解决。
● 倾听可以帮助你建立人与人之间的信任关系。你向受众展示你对他们的持续关心，情感一定要真挚。这是你能够与他们建立融洽的合作关系的基础所在。倾听总是能够改善人际关系，避免让一个人默默地压制着怒火以致越来越焦躁，而是让愤怒的人坦率地说出他/她的困难，你的细心聆听会为他/她提供一个很好的释放。
推销功能而不是特色
奈杰尔是一名聪明的销售员。对于产品的所有信息，他了解得十分详细。他并非仅仅简单地将新产品的科技特色介绍给客户（比如新产品得到了设计升级且具有更快的处理速度），而是设身处地地为客户考虑，常常反问自己，客户能从新产品中获得哪些帮助，比如说客户从每一个新特色中能够得到什么，答案可能是从更快的信息处理速度中实现更高的效率，节省时间，通过这样的方式，他引起了客户们对新产品的兴趣，也提高了自己的销售业绩。