保证文本的准确性
最近，我重新检查了之前写给一位出版商的成本预算案。令我恐慌的是，不知什么原因，我写下的数据是正确数值的一半。幸运的是，我在发送之前改正了错误。此外，我们也会收到这样的会议邀请邮件，上面显示的日期是“九月十四日，星期二”。但是当我们核对日历，却发现九月十四日是星期三。这样的结果就是，许多人需要浪费宝贵的时间去发邮件询问，要求主办方一一回复会议的确切日期。设想一下，如果最初的信息发送者能够在发送邮件之前对信息进行核对和确认，那样不是更好吗？
小贴士
记住一点，如果说你的文本内容对你来说是含糊不清的，那么对于你的读者来说，它也一定是模糊的。
确保文本的语法规范性
是“A box of pencils are on the table”（“桌上有一盒铅笔”，动词用复数）还是“is on the table”（“有一盒铅笔”，动词用单数）？大脑可能会告诉我们，复数的“pencils”（“铅笔”）后面应该用复数are（系动词的复数形式），但是从语法规范的角度，正确的形式应该是is（系动词的单数形式）：a box（单数）of pencils is on the table（“桌上有一盒铅笔”，动词用单数）。那么同样：
● the criteria （复数形式） are ...；the criterion（单数形式）is ...
（“标准是……”，动词用复数还是单数）
● there are fewer （不能用 less）rooms（“房间更少了”，房间是可数名词还是不可数名词）
● it will be more colder tomorrow （简化成 colder）
（“明天会更冷”，“更冷”可以直接表示为比较级）
● the Queen Mother will lay （应使用 lie） in state for three days
（“王太后会在本州停留三天”，动词应该用原形）
每一种语言都有比较吊诡的语用规范。如果你的母语不是英语的话，你可能会有受母语干扰的问题。比如，一个中国学生写过：“After briefly introduce the concept…”（“在简单介绍了概念之后”，应使用 introducing，英文中after后面的动词应该用动名词）。同样地，一个德国学生曾经写过“not much people”（“少部分人”），而正确的是“not many people”（“少部分人”，应该用many修饰可数名词，much修饰不可数名词）。
虽然对于英语的规范用法大家观点各异，但当你在写作一份正式的报告文件时，你应该尽量排除因英语基础过于薄弱或写作过于粗心而产生的负面影响。如果你不注意这个问题，就会大大降低传达目标信息给目标群体的有效度。
我应该用“that”还是“which”
有时记住一个具体的例子比记住一条抽象的语法规则容易多了。下面这句从儿童故事书中摘录的文字就很有效，“The house that Jack built.” （“杰克建造的房屋。”）
这句话中，“that Jack built”（“杰克建造的”）这个从句对于你想要表达的意思是必不可少的。暂且称之为从句类型一。
相反，在“The house, which was built by my grandmother, burnt down”（“我祖母建造的房子被火烧毁了”）这个句子中,“which was built by my grandmother”（“我祖母建造的”）这个从句就你想表达的意思来说属于附加信息。暂且称之为从句类型二。
在从句类型一中，我们使用“that”或“which”都可以，中间不加逗号，因为我们想要尽可能快地把基本信息表达出来，但逗号会把信息隔断。在从句类型二中，只能用“which”，而不能用“that”，并且要在开头和末尾标上逗号来表示从句的起止，比如“The house, which was built by my grandmother, burnt down”（“我祖母建造的房子被火烧毁了”）。一般倾向于在从句类型一中使用“that”，从句类型二中使用“which”。