信件的写作
虽然邮件已经十分普遍，但信件在一些更为正式的场合和某些特定的情景中仍然十分重要。例如在表达你的欣赏或感激、确认一份职位邀请、提供参考意见这些方面；再比如，信件还可作为计划书、求职信或投标书等正式申请函的附信。商务信件遵循以下这些特定的惯例：
● 包含开头问候语。如果这是你写给那个人的第一封信件，那么在信件中你应该使用对他/她的尊称，比如Mr（先生）、Mrs（夫人）、Ms（女士）等。如果你知道他们的名字，那么可以使用“Dear Freda”（“亲爱的弗雷达”）。你同样可以使用他人的名字和姓氏来称呼他们，特别是当你无法通过收信人的姓名来推断他们的性别，比如Sam Jo Smith（“萨姆·琼·史密斯”），在这样的情况下你可以使用“Dear Sam Smith”（“亲爱的萨姆·史密斯”）。“Dear Sir”（“亲爱的先生”）或者 “Dear Sir or Madam”（“亲爱的先生或女士”）这一类形式是非常正式和中性的。
● 包含结束问候语。如果开头处的问候语是“Dear Freda”（“亲爱的弗雷达”）、“Dear Mrs Jones”（“亲爱的琼斯夫人”）或者“Dear Sam Smith”（“亲爱的萨姆·史密斯”），那么结尾处的问候语应该是“Yours sincerely”（“你诚挚的……”，“Yours”中的“Y”大写，但“sincerely”中的“s”不需要大写），你同样也可以在这之前加上“With best wishes”（“致以最好的祝福”）或者“Best wishes”（“最好的祝福”）。如果你在前文中使用的是“Dear Sir”（“亲爱的先生”）或者 “Dear Sir or Madam”（“亲爱的先生或女士”），那么结尾处的问候应该用“Yours faithfully”（“你忠实的……”，“Yours”中的“Y”大写，但“faithfully”中的“f”不需要大写）。
报告的写作
我们已经学习过的写作基本规则仍然十分重要：了解写作报告的原因及目的、可能的读者群体以及你如何谋篇布局。
报告的类型有以下几种：
● 进度报告
● 健康安全报告
● 事故原因的调查报告
● 公司运营报告
● 可行性汇报
● 作为证词的法律报告
你的读者群体可能是你的同事、股东、董事会、项目委员会、顾问团队或者由新产品使用者组成的委员会。
报告的目的可能为：
● 检验某个特定项目、产品在财务上的可行性
● 展示购买新产品或服务的决议案例
● 说服某人以特定方式行事
● 展示新产品的使用方法
● 描述公司已取得的成果或财政状况等
● 告知同事某个项目的进程
● 描述人为事故的原因或真相
对报告的阅读群体、写作意图和反馈要有一个清楚的认识（详见星期日的章节）。明确上述信息会帮助你决定很多内容，比如说报告中应包含的信息量。如果你对这些怀有疑问的话，可以和你的同事们讨论一下。换句话说，当你的领导只需要一页纸的报告时，不要纠结于长篇大论。此外，你在设计报告结构时，可以参考公司或组织已经在使用的格式。
小贴士
问问领导你的报告应该写多长。当领导只需要一页纸的报告时，不要纠结于长篇大论。