报告的内容
通常情况下，报告至少包括以下内容：
● 引言：说明报告的写作意图，包括其涉及的内容及参考文献。
● 报告的主体：报告的主要内容，包括你对跟进过程或发现成果的描述，以数据、事实证据以及其他的信息支撑主要内容。在你的论说中，你应该把对客观事实的描述和写作者对事情的主观阐述区分开来。
● 结论：一个清晰的总结应该概括全部论点，同时提供以下建议：采取结论中提出的必要措施，以落实报告中的发现。
在报告中加上一些数字编号或者小标题，通常会比较清楚（比如1，1.1，1.1.1，1.1.2，1.2）。在编号和标题的帮助下，读者可以比较容易地快速找到他们所需的内容。
根据报告的长度，你也可以在内容中加入以下内容：
● 概括整份报告的执行摘要：这份执行摘要一方面应该是可以独立于报告的，另一方面也是对整份报告中重要信息的简要说明。
● 附录：报告结尾处的一个组成部分，其中的专业性信息可能因为太长或太细致而不适合在正文中出现。
● 参考文献：在报告过程中参考或引用的书目及其他信息列举。
当你在报告中对一个观点进行陈述的时候，你需要记住以下几点：
● 清晰地呈现事实
● 有逻辑地提出论据
● 引用相关的语录、简明易懂的事实和例子（案例分析）来支持你的论点
● 给出支持或反对该行为的理由
● 始终围绕主要观点进行讨论
● 处理好重要的假设关系
说明和论证
在沟通交流的过程中，说明和论证两种方法都会被用到，但是将两者区分开来是十分重要的：
● 说明是通过给出具体某件事情的起因或过程，来回答“why”（“为什么”）或者“how”（“怎么样”）的问题。
● 论证则是通过陈述原因来努力地说服他人，让其相信某种行为是正确或真实的，然后继续保持这种行为状态。
比如说，在一份关于交叉路口火车事故的调查报告中，应该包括对事故发生原因的说明。同样，这份报告也应该论述有关部门针对交通安全性提高应做出的整改。
写作要有说服力
一份报告的写作不仅仅是为读者提供某些信息。你需要记住，业务是建立在信任和理念的基础上的，你需要以令人信服的方式来呈现你所掌握的事实。
下面哪一份报告更能够赢得读者的信任，是版本A还是版本B？
A
在第三季度刚开始的六个星期中，我们的销售业绩非常糟糕，但在最后的六个星期里有了一些提高。由于前期在研究和开发上投入了过量资金，所以在今年剩下几个月的财政预算中，我们不得不将这一方面的经费压缩为原来的一半。我们希望业绩能够很快得到提高。
B
这份报告的主要内容是概括我们在第三季度中取得的成绩。刚开始时，我们的进展有些缓慢，但令我们开心的是，在最后的六个星期中，销售状况有了明显的好转，在最后的一个月里，业绩有了很大的提升。所以，我们可以很自信地宣布说，在全球经济形势的影响下经济衰退的今天，我们已经挺过了最艰难的时期。
与此同时，我们重新核查了采购程序。自信地说，我们已经建立了有效的监督管理系统来保证我们的成本可控性。
展望未来，前景一片光明。我们如今已经占据了有利的位置，无论世界经济贸易形式发生怎么样的变化，我们都已经抢占了先机。
十分显然，B篇完成得更为出色。不仅是因为A篇中的语言就报告而言显得不够正式，而且，B篇的语气语调也远比A篇更加积极、热情和具有激励性。