书写文字信息时的三个注意事项
上文介绍了文字信息的排列位置和排列方式，以及文字内容所需具备的要素等。接下来让我们看一下书写文字信息时的三个注意事项（图 5-11）。
图 5-11 书写文字信息时的注意事项
1. 简洁表达
首先，第一个注意事项是“简洁表述”。这和前文中提及的“删除不必要的信息”相呼应，要求我们删除多余的文字，使文章更加简洁明快。换言之，就是“文字信息的凝缩”，具体内容将在下节说明。
2. 统一词汇
极端点说，如果我们在不同位置用相似词汇进行表述，反而会让对方难以理解。举例而言，“高层住宅 A 安装了自动锁、摄像头，房屋 B 也采用了完备的安全防范措施。”在这句话中，我们不清楚“安全防范措施”和“自动锁”、“摄像头”到底表达的是同一个意思还是不同的意思。如果是同一个意思，就该统一词汇；如果是不同的意思，就该明确指出哪里不同。
3. 照顾对方的情绪
有些表达方式可能会无意中触怒对方，因此应避开这些表达方式。比如房屋中介对客人说：“这处房屋是专门为低收入人群设计的，所以非常划算！”无论谁听了这句话都会感到不舒服吧。
其实只要告诉客人“这处房屋相当便宜”就足够传达意思了，没必要使用那些可能会破坏对方心情的表达方式。
商务现场尤其需要注意照顾对方的情绪。向他人提交方案时，一定要谨慎用词，千万别稀里糊涂地得罪对方。
“贵公司技术水平不行，所以最好和我公司开展合作。”→“如果贵公司愿意合作，想必技术能更上一层。”
“现在的主打业务没有发展，所以应该开展新的业务。”→“如果开展了新的业务，我认为公司的未来将会拥有更多的可能性。”
“我听不懂部长您在说什么，您应该这样表述。”→“部长如果这样表述的话，肯定能让更多人理解您的意思。”
同样的内容换种方式来讲，效果就会截然不同。提交方案时没必要口无遮拦地戳中对方的痛处。我们的首要任务是让对方接受我们的提案并付诸行动，所以要注意表达的方式。
凝缩文字信息的手法
上节第 1 项“简洁表述”处提及了“文字信息的凝缩”，在这节将具体解说这一点。文字信息的凝缩有 4 种手法（图 5-12）。请参照下面的例句，具体学习这 4 种手法。
图 5-12 文字信息的凝缩
例句
“与同一地区的其他房屋相比，结果表明房屋×租金相对较高，但是该房屋在室内装潢和室外装潢、与车站的距离（约 800 米）、与公司的距离（坐地铁约 25 分钟）等方面很好地满足了您的要求，甚至远远高于普遍水准。因此我认为这是一处非常合适的房屋。”
1. 把结论放到前面
该手法要求我们把“想说的内容”“结论”放到前面来讲。比如，如果把例句中的结论——“非常合适”放到开头，然后解说理由，那么对方听了第一句话就能立刻明白我们想要表达的内容，不会因迟迟不知道结论而感到厌烦。
2. 删除多余的语句
有些语句删除后不会影响意思，就应该删除。比如例句中的“普遍水准”、“事实虽然已经得到了确认”等，即使删掉也不会改变句子的意思。要做到简洁表达，就该尽力删除多余的语句。
3. 避免词汇重复
该手法要求避免重复相同的词汇。例如，把“室内装潢和室外装潢”改成“内外装潢”，把“与车站的距离、与公司的距离”改成“与车站、公司的距离”就会变得更加简洁。重复相同词汇会使语句变得冗长，因此应当避免重复。
4. 使用概括性词汇
该手法要求长句短说，用成语、熟语等概括性词汇。例如，“我认为这是一处非常合适的房屋”可以改为“条件优越”；“与同一地区的其他房屋相比，租金相对较高”可以改为“高于市价”。不过这里需要注意的是，过度修改可能会适得其反，让对方摸不清头脑。
以下是按照上述 4 种手法修改后的例句。修改之后明显变得简单易懂。
凝缩后的例句
“房屋×条件优越。虽然高于市价，但是它在内外装潢以及与车站、公司的距离等方面很好地满足了您的要求。”