第 2 节 把文字信息制成图表
瞬间传达意思
制作图表是指从视觉方面着手，利用各种图形和图画表现我们想要传达的内容。可以说，图表是统计图、插图、文字等元素的组装产物。俗话说，“百闻不如一见”。之所以需要图表，是因为图表能够在一瞬间把意思传达给对方。
图 5-13 制作图表
如图 5-13 所示，虽然左右两张图都解释了何为“增加卖场的附加值”。二者内容虽然相同，但是左边只有文字，右边则是图表。那么哪边能让人更快理解呢？明显是右边。
制作商务文本时最需要注意的就是制作出“一目了然、不被误解”的商务文本。为了实现这个目标，就不能用冗长的语句说明。不要让对方大量阅读信息，不要让对方费神思考。最好能让对方一眼看去就能立刻明白其中的意思，因此，我们应当用简单易懂的图表最大限度地表达我们想说的内容。
图表的内容与排版
那么我们在实际操作中，应该如何做才能把想说的内容用图表表示出来？请大家回忆一下自己制作会议资料、报告、企划方案等各种商务文本时的情形。
尽管心里想着要开始制作了，进展却相当缓慢。你的脑海里虽然有模糊的想法，却不知道应该写什么、怎样写。总之，先打开电脑，开始在空白的幻灯片上写句子。因为幻灯片上只有文字未免显得太过单调，于是你随便添加了些图形，加了点阴影，调整了一下字体和字号。尽管如此，整体效果也不见得有多好。时间一分一秒地飞逝，你还是觉得不满意。于是重新编辑幻灯片，删除图表，认认真真地开始写文章。然而看看你的最终成品，与其说是为他人准备的“商务文本”，不如说是单纯罗列了自己各种想法的笔记……
由此可见，在白纸上从零开始制作图表真的很难。很多人都是一开始不知道应该写什么、怎样写，在写的过程中才产生了各种想法，于是添加了各种效果，添加之后却发现整张图表变得乱七八糟。
这时就需要前文介绍的“用模板制作商务文本”了。“模板”不仅能帮助我们制作整个商务文本的框架，还能帮助我们制作具体图表。具体而言，可以把图表分为“内容”与“排版”这两个概念。图表的“内容”包括统计图、插图、文本等无法再被细化的“图形”。图表的“排版”是指上述“内容”的排列方式。假如只是想着要画一个图表，就很难构思出一个清晰的轮廓。而如果将其拆分思考——“画些什么样的图形，如何摆放”，那么脑海里的轮廓就会变得清晰起来。具体请参见下文。
图表内容只有三种
构成图表的“内容”一共只有三种，插图、统计图、文本（图 5-14）。
图 5-14 图表“内容”的种类
1. 插图
插图是指图画、照片等。例如介绍某产品时，我们会添加该产品的照片，用以加深读者的印象。适当地添加图画和照片，不仅能使商务文本看起来更专业，还能准确传达图像信息。而且这种表现形式不易引发误解，使用起来非常便利。
2. 统计图
统计图包括饼状图、柱状图、曲线图、散点图、雷达图等多种样式，可以使统计数字变得更加直观，方便人们阅读。由于不同样式的统计图各有优缺点，使用时请注意这些问题。
3. 文本
图表中的文本是指“文本框”。用“图”来传达内容虽然更为有效，但它无法表达所有的内容，这时还是需要“文字”。不过，图表的“文字”不能像文章段落那样长。这时就要用到前文介绍的“凝缩文字信息的手法”，做出简单易懂的文本框。
图表排版只有四种
图表内容的排版方式一共只有四种，“关联图”、“流程图”、“树状图”、“表格”。虽然有些图表看起来非常复杂，但是仔细区分一下就能发现，那些复杂的图表肯定是由以上四种排版组合而成（图 5-15）。
图 5-15 图表的排版种类
1. 关联图
用于表示事物的因果关系。例如，“恶性循环”“良性循环”等都涉及因果关系，应当使用关联图。
2. 流程图
用于表示事物的流程。比如说，“价值链”“日程图”等常常使用流程图进行排版，各个项目之间用箭头连接。时间、功能、价值等元素往往朝着某个方向流动，这时应使用流程图。
3. 树状图
用于表示逻辑结构，经典的树状图有“逻辑树”和“论点树（假设树）”。关联图看起来就像一个圈，而树状图则保持一个方向，比如自上而下。此外，流程图不会分枝，从始至终都是一条线，而树状图则会在中途分枝。因此，表示总分关系时最好使用树状图。
4. 表格
按照纵轴和横轴分类时可用。表格其实就是“表”，它是日常生活中最为常见的排版。
图表的修饰
要把图表制作得简单易懂，还需从三个方面进行修饰。
1. 尽量使用图形
有时，即使文章写得很详尽仍然很难顺利传达信息。为了能让对方立刻理解我们的意思，应尽可能避免使用文字和数字，而是采用统计图和插图来表达。
2. 设计合适的标题
务必要给图表添加合适的标题，让人一看标题就能明白图表所要表达的内容。再者，给图表设计标题可以有效帮助我们整理思路。为了给做好的图表设计一个合适的标题，很多人都会反复思考，而在思考过程中，他们会愈发清晰地知道自己想要表达什么。
3. 标记重点部分
即使采用统计图和插图的形式进行表达，如果不对图表中的重点部分加以标记，对方还是可能会搞错重点。
如图 5-16 所示，此处的重点是“导入硬件解决方案的店铺的销售额是未导入该方案的店铺的两倍”。如果不强调这个部分，读者可能会觉得：“未导入硬件解决方案的店铺居然有 20 万日元的销售额，看起来不少啊。”这种反馈明显偏离了图表制作者的预期。
组装制作图表
刚才我们了解了图表内容及排版的几种类型，现在该实际学习如何制作图表了。首先要做的是确认信息。我们想传达怎样的内容？哪种图表排版最适合说明我们的“逻辑”？哪种图表内容最适合说明我们所找到的“事实根据”？明确了这几点之后，就可以将传达内容、图表排版、图表内容组合起来制成图表。在此，我列举两个具体案例。
图 5-16 图表的修饰
案例（1）
前文的故事中曾提到：“通过开展硬件解决方案来增加卖场的附加值”，现在我们试着把该案例做成图表。要传达的内容如下。
句子 1：“顾客在决定购买商品之前会经历若干阶段。首先要注意到商品的存在，然后产生兴趣，继而想要拥有，最后实际购买。”
句子 2：“硬件解决方案正是促使顾客对商品产生兴趣、激发顾客产生想要拥有商品的欲望，从而达到刺激顾客购买欲。”
句子 3：“这样一来就营造出了‘人气卖场’。”
首先，最适合句子 1 的图表排版是“流程图”。因为这句话的主题是顾客购买商品之前的一连串心理“动向”。如果把句子 1 的文本内容一个一个画成插图，那就太过繁杂了。因此，文本内容应填到流程图的箭头当中。图 5-17 的（1）完整诠释了句子 1 的内容。
图 5-17 流程图和矩阵图
然后把句子（2）制作成图表。最适合句子（2）的图表排版是矩阵图。对商品的“兴趣”和“欲望”可同时用纵轴“顾客的购买欲”和横轴“购买行动的流程”来表示。因此，我们可以把句子（1）的流程图嵌入到矩阵图中。接着加以修饰，添加两个朝上的箭头（图表内容），表示“硬件解决方案能够提高顾客的购买欲”。为了强调“购买欲达到一定高度后顾客会购买商品”，我们添加了一条横线，表示“决定购买的节点”。如图 5-17 的图表（2）所示，该图基本诠释了句子 1 和句子 2 所要传达的内容。
最后把句子（3）制成图表。以前的卖场在安装上硬件解决系统后变成了人气卖场。这个流程最好用流程图进行诠释。把图表（2）嵌入到更大的流程图后，就制成了图 5-17 的图表（3）。到此阶段整张图表终于制作完成。比起用大段的文字做说明，使用图表就简单多了，瞬间就能把所有内容清晰地传达出来。
案例（2）
下面三句话是商务现场经常能看到的情景。我们把以下三句文字信息制成图表。
句子 1：
客户投诉的起因主要发生在 4 个方面：零件设计、零件制造、成品组装、消费者的不恰当使用。
句子 2：
据本次统计，有 80% 的客户投诉起因于成品组装这条生产线上。零件设计方面不存在问题，零件制造和消费者的不恰当使用所引发的客户投诉次数基本相同。”
句子 3：
如果是零件设计和零件制造方面出现问题，我公司尚能加以解决。可成品组装和消费者的不恰当使用则不是我公司所能解决的问题。
首先，由于句子 1 把客户投诉的起因分为 4 类，所以树状图是最为合适的排版。然而这 4 类起因不仅存在并列关系，而且分属商品生产流通的上下游，因此应在树状图的基础上添加流程图。两个图形组装之后就形成了图 5-18 的图表（1）。
然后把句子 2 制作成图表。句子 2 的文字信息可以在某种程度上用数字进行说明，因此应使用柱状图。在图表（1）的基础上添加柱状图，就变成了图 5-18 的图表（2）。
最后把句子 3 制作成图表。这时不能忽略句子 1 和 2 所呈现出的商品生产流通的上下游关系。句子 3 的文字信息只需“文本”即可充分表达，无需添加统计图和插图。然后强调一下“我公司不能解决”，整张图表就此完成制作。想必读者只需两三秒的时间就能轻松理解其中传达的内容。
总之，只要找出适合文字信息的图表内容和排版，然后巧妙地进行组装，就能制作出简单易懂的图表。
图 5-18 树状图
要点 把文字信息制成图表
1. 我们应当用简单易懂的图表尽可能多地表达我们想说的内容。
2. 可以把图表分为“内容”与“排版”这两个概念。
（1）内容：插图、统计图、文本三种。
（2）排版：关联图、流程图、树状图、表格 4 种。
3. 要把图表制作得简单易懂，还需从三个方面着手修饰。
（1）尽量使用图形。
（2）设计合适的标题。
（3）在重点部分加以标识。
4. 明确自己所要传达的信息，在此基础上选择符合事实根据的图表内容和符合逻辑的图表排版，然后组装制成图表。