第 5 节 整合资料群
构建资料群
“资料群”这个词是咨询行业的专业术语，所以大家可能并不熟悉。所谓资料群，是指“为某个会议制作而成的最终版的资料群”。从语义上来看，似乎也可以把它称为“资料”。然而资料群除了“资料”以外，还包括“问答卡”、“论点清单”、“参考数据”等围绕会议目的而准备的所有资料包。由此可见，“资料群”与“资料”在语感上存在着微妙的差别。
制作资料群其实与设计会议十分相似。原因在于，如果我们不了解会议的目的，就不知道该往资料群中添加哪种资料包。请大家回忆一下第 4 章的“会议设计”。倘若我们不知道会议的定位是什么，谁将出席会议，预计耗费多长时间，打算讨论何种内容，最终要对哪个事项做出决策，就无法构筑出符合会议目的的资料群。作为上司，不要太过含糊地命令下属：“帮我整理下次会议要用的资料。”如果上司下令“提前准备资料”，也不要轻率地应承下来，一定要在充分了解会议目的及参会者的基础上着手构建资料群。
资料群由 8 个资料包构成
现在具体解说一下资料群应如何构筑。如图 5-26 所示，针对不同的会议目的，展示了构成资料群的 8 个资料包。当然，除了这 8 个资料包以外，还可添加更细致的资料包。但是只要做到熟练运用 8 个资料包，基本就能应对正式会议、碰头会、报告会等需要商务文本的场合。
下面按照资料排列的顺序，详细介绍 8 个资料包。
① 摘要
如果是自上而下的方式，就把摘要放在最前头，如果是自下而上的方式，则把摘要放到最末尾。摘要主要是把“④内容”简单地总结归纳。各个公司各有不同的规定，一般是把所有想说的内容凝缩到一张 A3 或 A4 纸上。也有公司要求把其他几套资料包放在一起，摘要则单独放在一张纸上。打印出来的摘要约为一张纸大小，幻灯片形式的摘要则不过寥寥几页。因为信息需高度凝缩，添加的启发需言之有物，所以制作难度相当之高。
② 前提
“前提”总结了事情的原委、本次会议的背景及目的等。该资料包是为初次参加会议的人准备的，方便他们了解之前的背景情况。如果每场会议都要介绍前提资料，这样做可能会令人感到冗长乏味。但是假如有新的参会者加入，就算会令其他了解详情的参会者感到重复，也要把前提资料包添加进去。
图 5-26 构成资料群的几种资料包及其应用场合
③ 全景
“全景”总结了论点的全景和验证任务，以及本次会议的定位等。假如没有添加全景资料包，参会者可能会对会议的定位感到疑惑：“现在讨论的是整个项目的哪个部分？”“之前讨论了什么？将要讨论什么？”结果导致讨论变得错综复杂。倘若参会者不是非常了解相关情形，就应添加全景资料包。
④ 内容
内容资料包由多张幻灯片组合而成，与本次会议的议题直接相关，包括说明性幻灯片、事实性幻灯片、启发性幻灯片等。一般而言，在整个资料群中内容资料包的页数最多。因此，内容资料包的整合方式及样式多种多样。说到会议资料，可能会有人误以为是内容资料包。然而只靠内容资料包是无法顺利展开讨论的，这点请大家务必注意。
⑤ 论点清单
“论点清单”是一种比较简单的资料包，幻灯片上用大字号明确介绍“今天的议题”、“需要反馈的事项”等。有些会议需要大家展开讨论或提供反馈意见，这种需要双方交流的会议尤其需要论点清单。有了论点清单就能明确会议的要点，避免讨论偏离正轨。
⑥ 问答卡
问答卡是为参会者设计的答题用纸，上面写有若干问题，要求参会者作答。为了让讨论按照预定的方向展开，我们需要“⑤论点清单”来引导方向。为了进一步让讨论内容符合会议设计者的期待，则需用到问答卡。通常情况下，问答卡会被提前派发给参会者，要求参会者在会议之前思考问答卡上的问题，然后在会议上讨论。
⑦ 日程安排
日程安排资料包包括具体日程和大致日程。具体日程是指本次会议之后立刻就要展开的工作计划；大致日程则设定了最终目标大概于何时完成等。因为企业活动是持续进行的，实际上没有所谓的“结束”，所以资料群最后一定要添加一份日程安排，明确交待包括自己在内的相关人员应于下次会议之前完成哪些工作。
⑧ 参考数据
有些幻灯片由于不符合故事线，所以无法放入④内容资料包。参考数据资料包汇集的就是这类幻灯片。按理说，既然是不符合故事线的幻灯片，就不该放入提案当中。然而，“毕竟是辛辛苦苦制作而成的”，“尽管与本次会议的目的无关，但是说不定会讨论到这些方面”。基于诸如此类的各种理由，提案中往往包含着这样一个“鸡肋”般的资料包。如果强行把它添加到④内容资料包中，可能会破坏整条故事线，影响读者的理解。因此，将其单独归纳为参考数据资料包为上策。
要点 整合资料群
1.为了实现会议目的而把所有必要的资料包整合在一起，这就是资料群。
2. 资料群由 8 个资料包构成。
① 摘要：高度凝缩的提案内容。
② 前提：会议的背景及目的。
③ 全景：论点及验证任务的整体情况。
④ 内容：关于本次会议议题的说明、事实以及启发。
⑤ 论点清单：尤其需要强调的讨论事项。
⑥ 问答卡：用于引导参会者参与讨论的答题用纸。
⑦ 日程安排：日程表以及下次会议之前所需开展的行动项目。
⑧ 参考数据：虽然不符合故事线，但是有可能会用到的幻灯片。