商务企划书的写作
商务企划书是为了取得支持而写作的一种特定的报告或提案，比如为了取得董事会成员的支持或是为了获得一笔援助资金。
下面以某亚洲国家的某旅馆为例，说明一份商务企划书的结构框架。
商务企划书
1.引言、背景及设想
2.目标
3.市场规模、市场增长值、市场缺口
4.目标市场
5.位置
6.竞争及市场定位
7. SWOT分析：优势、劣势、机遇、威胁
8.组织结构，包括核心人员的技能
9.财政：成本、价格空间、预计利润与盈亏平衡点、融资渠道、资金流动预测
10.活动计划
11.独特的宣传卖点
12.策略：建立与当地服务公司的合作关系（旅行社、航空公司、出租车公司及公交公司）；探索与其他旅馆的潜在合作关系，共同为旅客提供服务，分享旅客的消费力，在旅馆客满时将旅客介绍到其他旅馆
13.工程建设：什么时候？怎样进行？为什么？
14.市场营销：产品、价格、位置、促销
15.经营操作及资金支出
16.时间限制
17.结语
第一部分的节选：
1.引言、背景及设想
我们的设想是在泰国开发一家旅馆，针对的是一些背包客的需求。
一直以来，泰国都是十分受旅客喜爱的旅游胜地。对于富裕的旅行者来说，泰国所能提供的旅行和住宿方面的基础建设都已经相当完善了，但对于那些资金预算不是那么宽裕的旅行者来说却是比较薄弱的。
对于那些希望得到的服务不仅是基本住宿的自助游旅客，我们的市场还存在缺口。所以，我们提议建立一家专门为背包客提供优质的基础住宿服务及设施的旅馆，收费比高配置的旅馆低廉。
旅馆只提供住宿，除了简单的早餐以外，不提供其他的食品。泰国食品种类繁多且价格各异，背包客们会更倾向于找一些当地的摊铺品尝食物，和当地的人打打交道，尝尝各种不同口味的传统美食，这些食物相比大旅馆中可以提供的食品来说更加美味。一家仅提供住宿的旅馆在建造方面比较容易，需要遵守的规章制度相对较少，工作人员的需求数量也比较少。这一切都可以节省旅客在旅馆的开支。
另附上支持本商务企划的所有参考文件，详见附录。
总 结
今天我们具体学习了一些特定的写作类型：邮件、信件、报告和商务企划书。
在邮件或报告中选择适当的语气来进行交流沟通是非常重要的。我们也应注意到，邮件并不总是传递信息的最佳方式。
小测试
1.邮件是沟通交流的最佳方式吗？
a)从来不是，而且我不与任何人沟通。
b)偶尔是，当我想要用的时候。
c)总是的，邮件是唯一的方式，不是吗？
d)常常是，但我会思考一下哪种方法最适合。
2.通过打电话来建立商业伙伴关系的方式是：
a)一种时间的浪费。
b)十分有效的。
c)进度十分缓慢的。
d)徒劳的。
3.在写作邮件的时候，我尽量使主题行：
a)大胆醒目。
b)模糊不清。
c)具体明确。
d)晦涩不清。
4.在发送邮件的时候，我会抄送一份给：
a)我通讯录中所有的联系人。
b)我的老板，我试图通过这种方式来保护自己，每一份邮件都是这样。
c)没有人，我不知道怎样抄送。
d)那些需要阅读这封邮件的人。
5.在邮件中使用正确的语气和语调是：
a)一种时间的浪费。
b)奢侈的，有时间才做。
c)十分重要的。
d)没有必要的。
6.在写作报告时：
a)我不会花时间组织安排材料。
b)我会精心地组织安排我要用到的材料。
c)我请求别人帮助我组织安排需要的材料。
d)我的组织结构十分复杂，以至于连我自己都搞不清楚。
7.在写作报告时：
a)我会把所有的材料都写在正文里，希望读者能够自己理清楚其中的意思。
b)我仔细地区分哪些是事实，哪些是我自己的阐述。
c)我用项目符号罗列所有内容。
d)我写到后面就糊涂了，我从来没有认真思考过我到底在写些什么。
8.在写作报告时，我努力：
a)在表达想法时做到清晰、简洁以及符合逻辑。
b)赶工，希望能够尽早回家去看足球比赛。
c)使报告文意越模糊越好，这样可以为自己开脱责任。
d)使报告更加晦涩和复杂，通过这样来防止事实变得清晰。
9.在写作报告时，我意识到了我需要：
a)把所有的事实记录下来，越快越好。
b)对所有的事实进行加工处理。
c)激发读者的信心。
d)显得越随意越好。
10.在准备商务企划书的过程中，我需要给出：
a) 一份包含不同因素分析的报告。
b)我的直觉感受。
c)一些不需要确凿证据支撑的感性归纳。
d)不切实际的预期效果与假设。
跟进练习
1. 回顾一下你最近发送的20封邮件。你觉得邮件是沟通这些信息最合适的方式吗？是不是在某些情况下，以打电话或者当面交谈的方式来沟通会更好？
2. 针对问题采取一些措施。为了将来更好地沟通，你会采取什么措施来改变现状？
3. 在学习完这本书以后，你会怎样写作报告？和以前相比有些什么不同呢？
4. 回顾一下你最近写作的邮件。邮件中的信息要点清楚吗？邮件的语气合适吗？你期望收件人能采取的行动，在邮件中表达清楚了吗？
5. 你觉得写作有说服力的文章对你来说容易吗？为什么呢？
目前，我们已经知晓如何确定写作目标、如何开始写作以及如何在编辑文本的时候校正内容。星期二，我们学习了如何写作有效的邮件、信件、报告和商务企划书。在这周接下来的几天里，我们继续讨论某些特定文体的写作。今天，我们学习的重点是公开演讲。
想一想你听过的演讲中令你印象最为深刻的那些。是什么让它们显得如此与众不同？清晰的结构，演讲者的内容，还是演讲者的激情？或者他们的视觉辅助工具？
成功演讲的关键在于充分的准备：准备好演讲的内容并调整好演讲者的自身状态。
今天，我们将学习以下几个方面的内容：
明确你的目标：你的受众（A），目的和意图（I），你想要得到的回应（R）；
确定你的核心信息然后把它分解成几个有逻辑关系的步骤；
选定用来帮助你传达信息的视觉辅助工具；
了解肢体语言的重要性；
预测反馈。
充分准备
“成功演讲的关键在于充分的准备：准备好演讲内容并调整好演讲者的自身状态。”
我们又一次回到星期日那一章节学习过的第一点。想想写作的基本原则，比如AIR：了解你的沟通对象（A）、目的和意图（I）、你想要得到的客户回应（R）。
观众：谁是你的观众？高级主管，你的同事，还是其他公司的同行？他们中的一些人会不会比较苛刻？
你的观众大概会有多少人？5个、50个还是500个？对于你将要展示的内容，他们的了解程度如何？你需要先做一些背景知识的铺垫吗？对于你是主讲人这件事，他们的想法和情感可能是什么？在你演讲之前，尽可能多地收集各种与目标群体有关的信息。
在我自己要做演讲的时候，实际上，我会想象一两个会出现在观众席上的人，然后依据我对这两个人的了解准备演讲内容，就好像我只对着他俩演讲一般。
意图（你的信息）：尽量用12个单词来概括你的信息。比如说，我在一个公共演讲中讲解今天我们所要学习的章节的内容，那么关键信息会是“充分地准备演讲：它决定了成功”。
想想接下来你要说些什么。复习一下星期日那一章节中的相关知识，你可以借助思维导图来想，也可以用“为什么、怎么样、何事、何人、何时、何地、多少”这些疑问词来反问自己。你可能会认为这样做是毫无意义的，但是做了以后你会发现自己真的收获了很多。因为你在组织和安排关键信息之前，就已经开始构思你的关键信息了。
想一想你为什么要进行这个演讲。在这个被要求进行的演讲中，你的内容是什么？其中有什么隐藏含义吗？
组织观点：现在你要做的是按照逻辑关系来组织安排你的观点和基本信息。在确定了你的关键信息以后，比如“为演讲做好充分的准备”，你就可以按照一定的顺序来组织写作材料了。
● 你需要加入一段导言和一段结束语，它们是独立于主体文本的。
● 你应该把最为重要的观点放在演讲主体部分的开头位置。
● 初稿的顺序可能与你最终决定采用的顺序不一样。这种情况是正常的。毕竟，这只是初稿。但如果能理出正确的顺序来，那就再好不过了。比如，拿星期日的思维导图来举个例子，在“准备实用的视觉辅助工具”前面加上“3”，在“预测正面和负面的反馈”前面加上“5”。在我看来，虽然“准备实用的视觉辅助工具”和“预测正面和负面的反馈”也十分重要，但它们并不是演讲内容的基本信息点，所以我在演讲中把它们排在了偏后一些的位置。终稿的顺序是这样的，见下图（你也可以拿这个和终稿的文本比对一下）：
最后，我将“6自我准备”作为一个简短的段落，放在“4注意肢体语言”之后，但不作为主要的观点来论述。
记住有用的信息点。
知道你的演讲时间：15分钟？1个小时？如果你能早点结束，听众会很开心（但也不要太早了）；如果演讲进行的时间太长，他们反而会不满意。
设计座位的位置格局。如果演讲的风格是互动式的，那么座位的布置格局就应该是方便交流的，不能布置成教室的样子，马蹄式“U”字形的布局能够有效地增进参与者之间的交流。同时，也别忘了调整好室内的灯光、供暖或者空调的温度。
不知道该说些什么？
亚当在工作上表现得十分勤恳，但是当他被要求给大家做一个主题报告的时候，他勉强想出几个句子便遇到瓶颈，不知道该说些什么了。
幸运的是，亚当得到了他朋友乔治的帮助。乔治提议，亚当可以试试先把想要说的内容全文写下来；此外，乔治也向亚当推荐了思维导图和“为什么、怎么样、何事、何人、何时、何地、多少”这些疑问词。这种全面的准备方式对亚当很有帮助。一段时间以后，亚当已经完全掌握了这种方法，他惊讶地发现，主题报告中的信息得到了很大的扩充。但是，他发现他能说的内容仍是有限的。再一次，乔治帮助了亚当，向亚当解释说，如果他报告的时长是30分钟，那么他可以讨论6个小话题，每个话题用时5分钟（6×5=30）。亚当明白了其中的奥妙，接受了乔治的建议。经过一段时间的练习，亚当能够在主题报告中侃侃而谈，成了一个出色的演讲家。
精炼信息
组织你的关键信息。无论你要传达什么内容，一定要清晰明了，标题一定要简洁。千万不要写太多的内容，记住“少就是多”。
● 把主要的观点分成几个分论点，用分论点来支撑一个关键的主论点。主要的观点应该以合理的结构、符合逻辑的顺序排列，只有这样才能实现合理而自然的论点切换。千万不要在其中的一个观点上花费太多时间，却忽略了另一个观点。斟酌文中的用词，抛弃冗长的词句，尽量使用简短、日常的词句。如：用“try”（“努力”）来取代“endeavour”（“竭力”），用“need”（“需要”）来取代“necessitate”（“需要”），用“stop”（“停止”）或者“end”（“结束”）来取代“terminate”（“终止”），用“harmful”（“有害的”）来取代“detrimental”（“不利的”）。
● 以合理的顺序来建构你的主要观点。为了让你的观点更容易被记住，你可以把你的主要观点按照以下的方式排列：一、统一以字母表中的某一个字母为开头；二、开头字母按“ABC”的顺序排列〔比如我有一个关于写作的报告就是鼓励写作者做到“accurate（精确），brief（简洁），concise（精炼）”这三点〕。
● 再三强调同一内容。如果你的关键信息是“充分准备”，那么你在重申的时候可以再加上一些信息，比如说“为了使你的演讲更加有效，你一定要在准备阶段好好规划”。这就是对于“充分准备”的扩充，用不同的方式再重复一遍。这一技巧在演讲中出现的频率远远高于书面写作。如果在演讲刚开始的时候观众没能够弄懂你表达的内容，你也可以采取重复的方法帮助他们理解。同时，这也要求你在演讲的时候看着台下的观众，而不是一直把目光集中在笔记上。希望你接下来要说的内容已经谙熟于心了，这样你就不需要再对着手稿照本宣科。
● 思考你的交流方法。提出问题，用具体的案例或者故事来解释或支撑你正在论证的观点。采用这样的做法，你会给听众留下更加深刻的印象。在演讲中引用一些精心挑选的文字材料或者数据，创造性地选用图片来阐述演讲的核心观点（但是你需要牢记一点，在使用图片之前，你应该征得版权所有者的允许）。
● 处理演讲的各个不同部分。尤其是开头和结尾的部分，这样你就可以抓住听众的注意力，激发他们的兴趣（如开头“你知道……吗？我在今天的报纸上看到……”和结尾“所以，接下来的步骤是……”），保证你的演讲圆满完成，整合信息并加强核心论点的应用。你的任务是与那些你希望他们采取切实行动的听众交流，或者挑战他们。
● 核对信息。这也是极为重要的。核对事实和日期，以确保它们的准确性。有一次，我的朋友在他的演讲中提到了太阳系八大行星的排列问题，但在写作的时候搞错了它们的顺序。这样一来，他的报告的可信性便大大减弱了。
设想听众可能的反应。在接下来的准备过程中，你可以想象一下听众可能会有些什么样的反应。他们是兴趣盎然的，无聊的，将信将疑的，还是怀疑的？你可以在准备过程中就设想一下你该如何回应听众可能会有的反应，事先设计好问题的答案。
把演讲的内容记录下来。以下两种方式都是可行的：
1. 逐字逐句地记录你想要说的内容
2. 以你自己能看懂的形式呈现
如果你采用了第一种方式，在演讲的时候千万不要逐字逐句地朗读文本。我们希望看到的是你能够把信息论点内化成为你思考的方式。随着经验的积累，你可能会发现你可以直接使用笔记作为辅助文稿了。刚刚开始做演讲的时候，我总是先用铅笔（因为我可以用橡皮把没用的信息擦掉）把所有的信息写在纸上，然后将它们打印出来（字体一定要足够大，一定要放大到在演讲时能够看清楚的程度）。在积累了更多的经验之后，现在，我只需要记录关键的信息点了，用重要的词组或者单词来提醒自己。你感觉怎么舒服就怎么来吧。
情感充沛。积极一些，你要宣布一个消息，那就去做吧！考虑一下演讲的方式。你的个性特征、掌握的技巧以及个人经历都是独一无二的。自然一些，做你自己。我曾经用了很长时间来寻找和确定自己的演讲风格。事隔某次演讲五年之后，有一位同事突然邀请我去主持他们公司的一个研讨会，并对我说：“我仍然记得你演讲的风格。”当时我十分惊讶。
有激情一些。你对主题的激情和热情（或者两者的缺失）将会贯穿于整个演讲。你还能回忆起你们学校的一位好老师吗？我的一个初中老师在教学时充满激情，直到多年以后，我和我的同学们仍然还对他（以及他讲过的笑话）记忆深刻。
安排中场休息时间。如果你的演讲会持续进行四十五分钟到一个小时，那么你应该安排几分钟的中场休息，让听众放松一下。
看不见却极为重要的准备工作
哈西卜十分聪明，他已经有了几次演讲的经历，也开始逐渐地享受其中。但即使在演讲之前，他还是难免会有些紧张。他觉得，在接下来的几年中，他大概需要常常发表一些演讲，所以他开始广泛地阅读与演讲主题相关的图书、材料。他把在阅读过程中看到或总结的有用的想法、故事、案例以及笔记记录在硬抄笔记本和电脑文件里。凭借这种方式，在他被邀请发言的时候，他总是能够引用新的材料，因此他本身的兴趣和激情也处于不断更新的状态。这一份看不见却极为重要的准备工作正是使他成为一个有效的演讲者的成功奥秘所在。